Качество и стоимость товаров и услуг, которые приобретает компания, зависят от целого комплекса факторов, включая личностные качества и компетенции ответственных сотрудников как со стороны поставщика, так и со стороны заказчика. Однако скорость и управляемость закупочных и контрактных процедур возможно выстроить без влияния человеческого фактора.
У российских компаний есть устойчивый запрос на оптимизацию закупочной деятельности. Согласно данным совместного исследования* PwC и ассоциации директоров по закупкам «Клуб закупщиков», 50% руководителей считают приоритетом оптимизацию функции закупок, еще 32% — ее автоматизацию.
Рассказываем, как оптимизировать и автоматизировать закупки и управление контрактами в коммерческих компаниях.
У российских компаний есть устойчивый запрос на оптимизацию закупочной деятельности. Согласно данным совместного исследования* PwC и ассоциации директоров по закупкам «Клуб закупщиков», 50% руководителей считают приоритетом оптимизацию функции закупок, еще 32% — ее автоматизацию.
Рассказываем, как оптимизировать и автоматизировать закупки и управление контрактами в коммерческих компаниях.
*Статистика, которую вы встретите ниже, взята из того же исследования — «Характеристики закупочной функции».
Закупки: основная статистика
Из этих данных видно, что закупочные подразделения перегружены операционным функционалом в ущерб стратегическому. Существует большой резерв для улучшения бизнес-процессов и повышения эффективности функции закупок.
- Отделы по закупкам отвечают не только за закупочные процедуры, но также за заключение договоров (28% компаний-респондентов), контроль их исполнения (17%) и отчетность (34%).
- 25% времени в закупках тратится на формирование заказов и договоров, мониторинг исполнения договоров и оплату. Чуть меньше времени (23%) закупщики тратят на управление качеством поставок и развитие поставщиков.
- На одного сотрудника закупочной функции приходится 118 закупочных процедур ежегодно. Максимальные показатели — до 250 процедур на человека — характерны для компаний из сфер энергетики и машиностроения.
- В среднем порядка 60% всех закупочных операций компании осуществляют вручную. Внедрение ИТ-технологий и инструментов автоматизации процессов позволяют сократить срок проведения закупочных и контрактных процедур на 20%.
Потребность в изменениях становится еще более насущной на этапах развития и усложнения бизнеса.
Распространенным и проверенным способом улучшения закупок является реализация программы изменений. Она включает два этапа: оптимизацию бизнес-процессов и их последующую автоматизацию.
Распространенным и проверенным способом улучшения закупок является реализация программы изменений. Она включает два этапа: оптимизацию бизнес-процессов и их последующую автоматизацию.
Оптимизация процесса закупок
Оптимизация подразумевает комплексный пересмотр модели работы с закупками и контрактами за счет внедрения организационных изменений.
Источники оптимизации бизнес-процессов в закупках и управлении контрактами:
1
Устранение дублирования операций.
Пример того, как не надо:
менеджер, отвечающий за закупку материально-технических ресурсов для конкретного проекта, и менеджер, координирующий работу с поставщиками по секторам (по профилю поставок или по региону), вносят в базу одинаковые данные для отчетности.
Пример того, как не надо:
менеджер, отвечающий за закупку материально-технических ресурсов для конкретного проекта, и менеджер, координирующий работу с поставщиками по секторам (по профилю поставок или по региону), вносят в базу одинаковые данные для отчетности.
2
Снижение затрат на процесс за счет повышения его стабильности.
Пример того, как не надо:
руководители время от времени просят менеджеров по закупкам предоставлять аналитику по поставщикам и их услугам — это выбивает из рабочего ритма и отнимает время. В то же время у группы бизнес-аналитиков есть необходимые ресурсы и инструменты для создания ежеквартальных аналитических обзоров для закупщиков по их ТЗ. Кроме того, эту задачу можно полностью автоматизировать при использовании цифровых платформ: аналитика будет выводиться в настроенных под нужды компании дашбордах.
Пример того, как не надо:
руководители время от времени просят менеджеров по закупкам предоставлять аналитику по поставщикам и их услугам — это выбивает из рабочего ритма и отнимает время. В то же время у группы бизнес-аналитиков есть необходимые ресурсы и инструменты для создания ежеквартальных аналитических обзоров для закупщиков по их ТЗ. Кроме того, эту задачу можно полностью автоматизировать при использовании цифровых платформ: аналитика будет выводиться в настроенных под нужды компании дашбордах.
3
Устранение конфликтов за счет четкого разграничения полномочий и ответственности.
Пример того, как не надо:
служба экономической безопасности меняет параметры допуска подрядчиков к заключению контрактов — повысили требования по тому, сколько компания должна работать на рынке в профильном сегменте. Об изменениях бизнес-заказчикам и закупкам сообщили в последний момент. Ряд надежных проверенных подрядчиков оказался вне контура закупок.
Пример того, как не надо:
служба экономической безопасности меняет параметры допуска подрядчиков к заключению контрактов — повысили требования по тому, сколько компания должна работать на рынке в профильном сегменте. Об изменениях бизнес-заказчикам и закупкам сообщили в последний момент. Ряд надежных проверенных подрядчиков оказался вне контура закупок.
4
Использование надежных источников информации при реализации процесса.
Пример того, как не надо:
при обсуждении подрядчика на поставку определенной номенклатуры деталей руководители учитывают только мнение менеджеров, ранее работавших с этой компанией. Они советуют продолжать сотрудничество, тогда как несколько заказчиков аналогичной продукции ранее уже подали исковые заявления в суды на этого подрядчика из-за срыва сроков поставок.
Пример того, как не надо:
при обсуждении подрядчика на поставку определенной номенклатуры деталей руководители учитывают только мнение менеджеров, ранее работавших с этой компанией. Они советуют продолжать сотрудничество, тогда как несколько заказчиков аналогичной продукции ранее уже подали исковые заявления в суды на этого подрядчика из-за срыва сроков поставок.
5
Устранение избыточных операций и контролей.
Пример того, как не надо:
согласование несущественных изменений контракта (расширение номенклатуры поставок на одну позицию к уже имеющимся 20) требует от менеджера согласования с юристами, службой экономической безопасности, службой финансового контроля и технологами. Это занимает недели.
Пример того, как не надо:
согласование несущественных изменений контракта (расширение номенклатуры поставок на одну позицию к уже имеющимся 20) требует от менеджера согласования с юристами, службой экономической безопасности, службой финансового контроля и технологами. Это занимает недели.
6
Формирование системы контроля, позволяющей снижать значимые риски.
Пример того, как не надо:
нет единообразной базы действующих контрактов, где бы оперативно и по единому формату фиксировали все существенные события по договорам (оплата, допсоглашения и т.д.). Это может привести к неверной оценке рисков по контрактам, что чревато реализацией рисков и ущербом для бизнеса.
Пример того, как не надо:
нет единообразной базы действующих контрактов, где бы оперативно и по единому формату фиксировали все существенные события по договорам (оплата, допсоглашения и т.д.). Это может привести к неверной оценке рисков по контрактам, что чревато реализацией рисков и ущербом для бизнеса.
Оптимизация работы закупочного отдела включает описание зон ответственности внутри подразделения, отвечающего за закупки и подразделений-смежников, создание или изменение регламентов работы по видам закупок и закупочным процедурам, формулирование четких и прозрачных KPI — и по конечному бизнес-результату в закупках, и по отдельным бизнес-процессам.
Автоматизация закупок и преимущества специализированных платформ
Российские компании пользуются различными решениями в сфере автоматизации закупочной деятельности. Востребованы внешние электронные площадки для проведения тендеров — ими пользуются 90 % респондентов. Такие площадки в ряде случаев можно интегрировать с внутренней экосистемой электронных сервисов.
Еще одно решение — системы электронного документооборота. Ими пользуются 58 % опрошенных. Наряду с прочим функционалом, системы электронного документооборота обеспечивают администрирование работы по закупкам: есть история решений по согласованиям договоров, сами документы в электронном виде также доступны исполнителям и контролерам. Согласование выбора контрагента также может вестись в этой системе.
Другим распространенным решением для автоматизации закупок являются различные ERP-системы, которые объединяют финансы, цепочки поставок, торговлю, отчетность, производство, кадры и позволяет управлять ими. 1С — наиболее популярная ERP-система в России, ею пользуется 42 % опрошенных компаний. Она «заводит» в контур автоматизации и закупки, интегрируя их с другими функциями бизнеса, включая управление контрактами.
Еще одно решение — системы электронного документооборота. Ими пользуются 58 % опрошенных. Наряду с прочим функционалом, системы электронного документооборота обеспечивают администрирование работы по закупкам: есть история решений по согласованиям договоров, сами документы в электронном виде также доступны исполнителям и контролерам. Согласование выбора контрагента также может вестись в этой системе.
Другим распространенным решением для автоматизации закупок являются различные ERP-системы, которые объединяют финансы, цепочки поставок, торговлю, отчетность, производство, кадры и позволяет управлять ими. 1С — наиболее популярная ERP-система в России, ею пользуется 42 % опрошенных компаний. Она «заводит» в контур автоматизации и закупки, интегрируя их с другими функциями бизнеса, включая управление контрактами.
О разных видах IT-систем для управления договорами вы можете узнать из этой статьи.
Все эти системы помогают автоматизировать закупки, но не обеспечивают мониторинг исполнения договоров. Между тем, именно такой мониторинг позволяет выстраивать надежную и эффективную систему управления договорами.
Для мониторинга исполнения договоров требуются специализированные платформы для контрактного менеджмента.
Все эти системы помогают автоматизировать закупки, но не обеспечивают мониторинг исполнения договоров. Между тем, именно такой мониторинг позволяет выстраивать надежную и эффективную систему управления договорами.
Для мониторинга исполнения договоров требуются специализированные платформы для контрактного менеджмента.
Функционал и преимущества платформ для контрактного менеджмента:
- Систематизируют данные об обязательствах сторон по договорам, статусам исполнения, отклонениях при исполнении, решениях, принимаемых по отклонениям, а также решениях по изменению договорных обязательств.
- Постоянный автоматический мониторинг исполнения договоров позволяет вовремя заметить риски неисполнения обязательств и лучше защитить интересы заказчика.
- Аналитика по исполнению договоров позволяет планировать закупки с учетом реальной практики взаимодействия с конкретными подрядчиками.
Выводы
- Повысить эффективность закупок в бизнесе способна трансформация, состоящая из двух последовательных шагов — оптимизации и автоматизации.
- Оптимизация — это организационные изменения, связанные с отлаживанием процессов и приоритизацией деятельности внутри и около функции «Закупки».
- Автоматизация — внедрение электронных систем для администрирования и контроля закупок.
- Специализированные платформы для контрактного менеджмента позволяют оперативно управлять рисками по контрактам и получать аналитику для последующего улучшения процесса закупок.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании АО «ЦЗС»
Узнайте, как Leancon управляет договорными обязательствами
Читайте также: