4 вида IT-систем для управления договорами: основные различия

Самый молодой вид систем для работы с договорами, этот раздел IT-продуктов активно развивается по всему миру прямо сейчас. Глобальный рынок решений для контрактного менеджмента в 2021 году оценивался в 965 млрд долларов. Этому рынку прогнозируют среднегодовой темп роста в 13,2 % до 2030 года — к этому моменту его объем превысит 2940 млрд долларов.

В отличие от систем более широкого профиля, платформы для контрактного менеджмента заточены под бизнес-процессы управления договорами. Сервисы сокращают время на подготовку и согласование договоров благодаря автоматическому анализу текстов, предлагаемых к подписанию, и созданию единой среды работы с документами для потенциальных контрагентов. После подписания договора сервисы автоматизируют контроль за исполнением обязательств, помогая соблюдать сроки исполнения каждого обязательства и контракта в целом, оставаться в согласованном объеме работ и их стоимости, уменьшить убытки из-за претензионной работы.

Конечно же, в автоматизированную систему управления контрактами входит модуль работы с документами:

• шаблоны документов для более простого и быстрого создания контрактов;
• организованное цифровое хранилище всех документов по договору и всегда в актуальной версии как единая «точка правды» для заказчика и подрядчика;
• мощный полнотекстовый поиск по документам и их содержанию.

Основные разделы платформ:

• Составление контракта.
• Управление связанными документами.
• Автоматический анализ и разметка договоров с помощью ИИ, извлечение обязательств из текстов договоров.
• Автоматический мониторинг процесса исполнения договора (обязательства, сроки, платежи).
• Фиксация просрочек и неисполнения обязательств по договору.
• Сбор всей информации по договору для претензионной работы.

Платформы для контрактного менеджмента позволяют сохранить контроль над процессом исполнения договора — как со стороны заказчика, так и со стороны подрядчика. Отправной точкой в них является контракт и все, кто/что с ним связано — отделы, сотрудники, файлы, процессы, контрагенты. На платформе отображаются все нюансы договорной работы в разных срезах: стоимость, сроки, претензионная работа, управление изменениями.

Функционал CRM — систем для управления взаимоотношениями с клиентами — сосредоточен вокруг процессов продаж, взаимодействия с клиентами и партнерами, что, конечно, предполагает работу с документами. Документооборот в системе завязан на автоматизируемые бизнес-процессы:

• шаблоны для создания документов (акты, накладные, счета, договора и т.п.);
• отправка и совместное редактирование документов;
• подбор документов под задачи взаимодействия;
• история изменения файлов;
• рассылки, фиксация получения документов адресатами.

Основные модули CRM-системы:

• База данных контактов.
• Отслеживание взаимодействия с контактами (базы данных звонков, писем, документов по сотрудничеству и т.п.).
• Модуль управления лидами, входящими заявками.
• Календарь задач.
• База данных документов, используемых в бизнес-процессах.
• Модуль сегментации, аналитики и построения гипотез.

Таким образом, CRM-платформы прежде всего оптимизируют процессы продаж. Работа с документами в них также адаптирована преимущественно под потребности отдела продаж. В этих системах нет специального функционала для отслеживания исполнения обязательств после подписания контракта, однако на простейшем уровне его можно запустить через календарь задач, контроль наличия, статуса договоров или простой аналитики хода их исполнения. Обычно используют этот класс систем из принципа ведения контакта от приобретения контакта до момента прекращения связи как единое пространство сбора данных.

Программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия (ERP-системы) позволяет предприятию управлять многими ключевыми операциями: бухгалтерским учетом, закупками и продажами, взаимоотношениями с клиентами, инвентаризацией и складским учетом, управлением персоналом.

Этот вид систем устанавливает связи между отделами, оптимизируя поток данных и ускоряя процесс принятия решений:

• Проектный учет и контроль выполняемых задач, создаваемых документов.
• Планирование и учет рабочего времени сотрудников.
• Учет и хранение входящей документации.
• Рассылки и отправка документов сотрудникам.
• Совместная работа над документами.

Модуль работы с договорами в ERP-системах позволяет:

• Выделять и отображать ключевую информацию по договору.
• Отслеживать проведение выплат по договорам.
• Анализировать и ранжировать контрагентов по степени риска и доходности для определения индивидуальных условий расчета для каждого.
• Хранить общие сведения о поставщиках, определять для них индивидуальные условия оплаты.

Являясь сложным модульным широконаправленным продуктом, ERP часто содержит в себе и CRM, и ЭДО, а также модуль управления контрактами. При этом, по данным Goldman Sachs, ERP-системы покрывают лишь 20-30 % потребностей контрактного менеджмента. Отслеживание отдельных обязательств по договору в ERP является проблематичным. В плане договорной работы этот класс решений позволяет прежде всего планировать будущую работу с контрагентами на базе исторических данных об эффективности их работы.