Три опасности для компании
из-за неэффективного управления контрактами

При ручной работе с контрактами полная история взаимодействия сторон не сохраняется, нет отслеживания изменений изначального текста документа. При большом количестве договоров ручная система работы с контрактами становится неуправляемой, поскольку каждый контракт существует не изолированно: он связан с законодательством (которое тоже «подвижно») и с другими сходными контрактами. Вокруг контракта размножаются «подчиненные» документы — дополнительные соглашения, акты, деловая переписка и так далее. Если вносятся изменения в один документ (например, текст основного договора), нужно вспомнить обо всех связанных с ним документах и проверить их актуальность. Если проводить такую работу вручную, велик риск забыть про какой-то из них. Кроме того, такая работа отнимает много времени на сверку и собственно внесение изменений в каждый отдельный файл.

Когда над документом работают несколько сотрудников или даже подразделений, шансы запутаться в версиях документа возрастают. Нарастание количества правок, усложнение взаимосвязей между документами приводит к тому, что компания тратит время штатных работников на рутинную работу, и всё равно те или иные формальности могут оказаться упущены.

В рамках платформы для контрактного менеджмента хранится вся существенная информация по договору: сами проекты соглашений, извлеченные из них существенные данные, вся история взаимодействия сторон. Система автоматически находит и подсвечивает изменения в разных версиях документов. Информация, отредактированная в одном документе в рамках платформы, автоматически подтягивается в обновленном виде во все связанные с ним документы (если настроены соответствующие связи между ними).

Функция записи всех изменений при согласовании текста договора, встроенная в систему автоматизации контрактного менеджмента, позволяет сохранить всю цепочку действий сторон: правки и версии документов. В платформе всегда хранятся актуальные тексты основного документа и всех связанных с ним допсоглашений. Это позволяет сократить этап согласования — платформа для контрактного менеджмента выступает в роли единой «точки правды» для всех вовлеченных в договорную работу сотрудников со стороны как заказчика, так и подрядчика.

Многие проекты растягиваются на годы. Если за это время меняется ответственный за проект менеджер, с ним уходит важная часть информации по договорам. Если контракт (и постгарантийные обязательства — например, обязанность проектной организации «пожизненно» сопровождать построенный объект) исполняется долго, информация может теряться. Новый специалист, не осведомленный обо всех подробностях, может заключить договор на оплату услуги, которая по изначальному договору должна была быть предоставлена бесплатно — например, по условиям гарантийного ремонта. Также известны случаи, когда из-за смены специалиста организация дважды заключала договоры с разными поставщиками на оплату одной и той же услуги. У компаний просто не было инструментов, чтобы быстро проверить наличие аналогичного договора и статус его освоения.

Единая система, в которой хранятся данные по всем договорам, в случае смены менеджера позволяет сохранить эту информацию и передать ее преемнику. Более того, информация накапливается не в персональном хранилище, а может быть доступна определенной группе сотрудников одновременно. Поэтому критической зависимости от «незаменимых» контрактных менеджеров, исполнителей, можно избежать. Поскольку данные стандартизированы, освоить их сможет любой профильный специалист.

Еще один из аспектов преемственности — возможность сохранить понимание взаимодействия на значительном временном отрезке. Единая система позволит сохранять договоры, допсоглашения, протоколы технических совещаний и так далее в упорядоченном виде, и опять же изучить при необходимости. А еще обобщить данные, выявить закономерности и проблемы при исполнении договоров, системно улучшить процесс работы при исполнении договора

Практически в каждом кейсе из судебной практики по хозяйственным спорам можно найти примеры, когда проигравшей стороне могла помочь система контрактного менеджмента. Вот несколько таких случаев.
Разрешая спор, возникший из муниципального контракта, суд отметил, что подрядчик не согласовал с муниципальным заказчиком увеличение сметной стоимости используемых при выполнении работ материалов в порядке, закрепленном в Гражданском кодексе, и не воспользовался предоставленным этой же нормой правом потребовать расторжения договора, в связи с чем принял на себя последствия удорожания материалов. Суд указал, что у подрядчика по муниципальному контракту возникает право требовать расторжения контракта, если он предъявлял заказчику требование об увеличении установленной цены ввиду выявленных обстоятельств. Сохранись у подрядчика документы о таких требованиях, действуй он через взаимосвязанную систему согласованных документов — работа была бы выполнена, клиент доволен, а суд не нужен.

Еще пример. Покупатель не вернул поставщику многооборотную тару. Поставщик обратился в суд и представил товарные накладные. Суды в иске отказали: товарные накладные заполнены неверно, а товар приняло лицо без доверенности. Поставщик не доказал передачу многооборотной тары. Как минимум, система контрактного менеджмента поможет запомнить этот казус и будет выдавать соответствующую подсказку в каждый новый договор, а также подскажет, какие есть в системе доверенности, и кто может подписать документы.

Документирование каждого шага укрепляет юридическую позицию компании. В системе контрактного менеджмента данные не просто хранятся — система мониторит исполнение обязательств на каждом этапе и высылает оповещения, тем самым не дает «проспать» наступление важного события, например, срок отгрузки или сдачи выполненных работ. При надлежащей настройке она отследит риски неисполнения — покажет их еще на пути к «желтой зоне», не дожидаясь просрочки и тем более претензий.