При контрактной работе стадия после заключения контракта — самая важная с точки зрения прибыли для компании. По данным всемирной ассоциации World Commerce & Contracting, 70% разногласий по контракту возникает до его подписания, однако 70% времени и стоимости контракта соотносятся со временем его исполнения. Соответственно, приоритетом компании должно стать повышение качества исполнения контрактов.
Еще до заключения контракта должна быть установлена периодичность и порядок отчетности и выплат, порядок контроля за работами. Однако основная часть работы приходится на стадию после заключения контракта:
- мониторинг процесса исполнения договора и конкретных обязательств;
- оценка и внесение изменений;
- управление счетами и оплатами;
- разрешение противоречий и претензий;
- проведение испытаний для сдачи-приемки работ.
Все эти задачи могут быть распределены по разным специалистам и по разным отделам — бизнес, закупки, продажи, менеджеры проекта, финансовый отдел и так далее.
Посмотрим, как автоматизация контрактного менеджмента позволяет эффективно управлять изменениями, обязательствами и финансовыми потоками при исполнении контракта.
Посмотрим, как автоматизация контрактного менеджмента позволяет эффективно управлять изменениями, обязательствами и финансовыми потоками при исполнении контракта.
Управление изменениями
Среди параметров, которые необходимо контролировать, — изменившийся состав заказа, обновленные спецификации, внесение изменений в договор из-за форс-мажоров и новых внешних условий, пересмотр графика работ, подтверждение времени простоя из-за проблем на стороне заказчика и так далее.
Предложение изменений может быть инициативой подрядчика или заказчика. Если инициатор — подрядчик, причиной могут быть работы, которые, по его мнению, не были внесены в изначальный договор. Новые работы требуют повышения суммы контракта. Заказчик может согласиться на оплату новых работ или отказаться от этого (например, считая, что они подпадают под условия изначального контракта). Если инициатор — заказчик, причиной чаще всего будут какие-то изменения в изначальном проекте, в таком случае необходимо согласование стоимости новых видов работ.
Чтобы успешно управлять изменениями по контракту, нужно:
Предложение изменений может быть инициативой подрядчика или заказчика. Если инициатор — подрядчик, причиной могут быть работы, которые, по его мнению, не были внесены в изначальный договор. Новые работы требуют повышения суммы контракта. Заказчик может согласиться на оплату новых работ или отказаться от этого (например, считая, что они подпадают под условия изначального контракта). Если инициатор — заказчик, причиной чаще всего будут какие-то изменения в изначальном проекте, в таком случае необходимо согласование стоимости новых видов работ.
Чтобы успешно управлять изменениями по контракту, нужно:
1
Как можно раньше установить порядок формального и задокументированного процесса внесения изменений.
2
Установить нужные формы и ясные процедуры запроса изменений, оценки изменений (масштабы, стоимость, риски и пр.) и их одобрения.
3
Установить ответственных за каждый участок работ по внесению изменений в договор.
4
Убедиться, что перед согласованием новых условий учтены все важные факторы.
Хотя ответственный за проект со стороны заказчика получает регулярные отчеты, показывающие накопительный эффект изменений и их влияние на общую стоимость контракта, возможно, общая стоимость изменений в какой-то период может выпасть из внимания ответственного лица. Также возможно, что общая стоимость изменений многократно вырастет по сравнению с обговоренной изначально. Поэтому оптимально иметь систему, где все данные по стоимости и другим важным условиям будут зафиксированы и доступны в любой момент.
Цифровизация контрактного менеджмента позволяет зафиксировать, собрать и согласовать:
Цифровизация контрактного менеджмента позволяет зафиксировать, собрать и согласовать:
- мониторинг процесса исполнения договора и конкретных обязательств;
- оценка и внесение изменений;
- управление счетами и оплатами;
- разрешение противоречий и претензий;
- проведение испытаний для сдачи-приемки работ.
Платформа для контрактного менеджмента становится защищенной единой средой, где несколько работников могут одновременно редактировать один и тот же документ. Это позволяет избежать ситуации, когда стороны работают каждая со своей копией, что увеличивает количество версий контракта и дальнейшие разночтения по нему.
Кроме того, работа через платформу для контрактного менеджмента помогает стандартизировать договоры компании. Когда все документы разработаны по единым шаблонам, в них можно быстро вносить изменения, в том числе на основе автоматических рекомендаций.
Кроме того, работа через платформу для контрактного менеджмента помогает стандартизировать договоры компании. Когда все документы разработаны по единым шаблонам, в них можно быстро вносить изменения, в том числе на основе автоматических рекомендаций.
Управление обязательствами
В процессе исполнения договора необходимо обеспечить:
- Консолидацию информации о всех обязательствах договора. Например, информации по спецификациям: если после выполнения работ заказчик выставляет претензии, например, о том, что в процессе строительства подрядчик использовал более дешевые материалы, чем зафиксировано, спецификации к договору помогут понять, имело ли место нарушение условий.
- Учет и контроль сроков и стоимости исполнения договора.
- Фиксирование любых изменений в процессе исполнения договора для информирования и предупреждения ответственных лиц.
Все это необходимо фиксировать письменно и упорядоченно хранить. В противном случае у сторон не будет единой «точки правды» и доказательной базы для претензионной работы.
Подрядчик выполнял три 18-месячных контракта по реновации сельских дорог. После первых шести месяцев заказчик обнаружил, что работы ведутся только по одному договору из трех, по двум другим прогресса не было. Заказчик несколько раз направлял подрядчику претензии на этот счет, но безрезультатно. После двенадцати месяцев бездействия по двум контрактам заказчик решил разорвать их. Однако, когда он решил направить письмо о расторжении, то обнаружил, что все предыдущие уведомления подрядчику были устными. Не было никаких подтверждающих письменных свидетельств. Из-за этого процесс разрыва контракта растянулся на несколько месяцев.
Эффективное управление обязательствами по контрактам, особенно долгосрочным и сложным, возможно только с использованием цифровых платформ. В такой системе фиксируется актуальный статус исполнения договора и объем освоения договора. Информация доступна для быстрого просмотра любой из сторон. Ответственные менеджеры заранее получают оповещения о приближении критически важных вех, а также оповещения в случае несвоевременного исполнения обязательств. Полная и актуальная информация, отражающая всю историю исполнения и взаимодействия сторон, становится основой для соблюдения обязательств, а в случае необходимости играет роль подтверждающей базы для претензионной работы.
Эффективное управление обязательствами по контрактам, особенно долгосрочным и сложным, возможно только с использованием цифровых платформ. В такой системе фиксируется актуальный статус исполнения договора и объем освоения договора. Информация доступна для быстрого просмотра любой из сторон. Ответственные менеджеры заранее получают оповещения о приближении критически важных вех, а также оповещения в случае несвоевременного исполнения обязательств. Полная и актуальная информация, отражающая всю историю исполнения и взаимодействия сторон, становится основой для соблюдения обязательств, а в случае необходимости играет роль подтверждающей базы для претензионной работы.
Пример
Управление финансовыми потоками
В процессе исполнения контракта платформы для контрактного менеджмента позволяют эффективно управлять движениями денежных средств.
- Данные о статусе освоения договора всегда поддерживаются в актуальном состоянии.
- Фиксируются и отслеживаются запросы на изменение стоимости договора
- Автоматически формируются счета и закрывающие документы.
- Отслеживаются случаи задержки и непроведения оплат.
- Сохраняются точные данные о платежах для дальнейших аудитов.
- Отслеживаются транзакции, связанные с большой прибылью или расходами для организации.
- Хранятся данные о тратах и расходах поставщиков.
- Высылаются оповещения о нестандартных перечислениях и любых нестандартных условиях, связанных с финансами. Такие оповещения о событиях, требующих подтверждения, позволяют финансовой команде автоматически отправлять уведомление ответственной стороне. Платформа для контрактного менеджмента дает командам по договорам возможность отслеживать статус каждого соглашения. Можно легко управлять дополнениями, поправками и расторжениями, а также быстро и точно указывать, какая версия соглашения является последней и какие условия являются актуальными. Это экономит время и снижает путаницу, гарантируя использование только последней версии.
Резюме
Только с использованием платформ для автоматизации контрактного менеджмента компания может эффективно управлять договором после его подписания. Стандартизация договоров и единая среда работы для заказчика и подрядчика упрощают процесс внесения изменений и их согласование. Отражение актуальных данных по всем обязательствам договора позволяют отслеживать все критически важные вехи в его исполнении. Бухгалтерские и финансовые команды получают возможность отслеживать статус каждого соглашения, тратя на это меньше времени, чем при ручной работе.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании АО «ЦЗС»
Узнайте, как Leancon управляет договорными обязательствами
Читайте также: