Прежде всего, контрактный менеджмент — это контроль исполнения договорных отношений и снижение рисков, связанных с исполнением контрактных обязательств.
Если внутренняя корпоративная среда генерирует внутри себя определенные управленческие риски, то при взаимодействии с внешней средой риски добавляются. И ожидать от контрагента безусловного исполнения описанных обязательств приходится, к сожалению, не всегда. Тем более, что часто контракты не охватывают сделку на 100% детально, есть подразумеваемые обязательства, то, что не прописано на бумаге.
Если систематизировать место контрактного менеджмента в более глобальном процессе закупки, когда речь идет о сотнях сделок, станет видно, что он логичным образом делится на 2 фазы:
- pre-order — до заключения контракта;
- post-oder — после.
Первая фаза (pre-order) предполагает работу службы закупок с инициаторами потребности:
- сбор классификации этих потребностей;
- определение закупочных лотов;
- управление категориями;
- другие.
Затем идет поиск источника поставки, договорная работа на фазе обсуждения условий потенциальной сделки. Это ещё не контракт, но здесь уже возникают элементы контрактного менеджмента, поскольку будущий документ рождается из этих переговоров.
В момент, когда решение принято, стороны пожали друг другу руки, наступает некая техническая фаза, когда идёт уточнение всех текстовых аспектов договора. Изложить их и детализировать до уровня высококачественного договора, который будет легко и удобно исполнять, — задача не всегда тривиальная.
Бизнес со зрелой функцией юридической поддержки, с функцией контрактного менеджмента может уже опираться на опыт, который был ранее приобретен на фазе исполнения контрактов. Это позволяет повышать качество договорной работы. Если использовать опыт, который накапливается в подразделении контрактного менеджмента, можно повысить качество закупочного процесса в целом, в том числе и поиск контрагентов, их оценку, изменение каких-то стандартных, типовых контрактных условий.