Основа деятельности любой организации — это управление контрактами. То есть заключение и реализация договоров с физическими и юридическими лицами, контроль за исполнением этих договоров. Как и любой бизнес-процесс, исполнение договоров и обязательств обеих сторон требует особого внимания. Такая деятельность в современной науке управления носит название «контрактный менеджмент». Разбираемся, как компании его внедрить.
Где должен применяться контрактный менеджмент?
Договоры (контракты) постоянно заключаются и реализуются в компании любой специализации и любой формы собственности. Свои контрактные обязательства есть практически во всех подразделениях компании, будь то отдел закупок, юридический или хозяйственный отдел, технические службы и так далее.
Соответственно, и контрактный менеджмент должен быть встроен во все процессы компании и последовательно реализовываться. Для этого необходим ряд организационных шагов для внедрения системы и последующий контроль за ее правильным функционированием.
В процессе контрактного менеджмента его субъекты (исполнители процесса и сквозного функционала контрактного менеджмента) взаимодействуют с объектами (обязательствами и рисками, связанными с их исполнением), инструментами (реестром обязательств / матрица обязательств, досье договора / хранилище документов, отчетностью), нормативной базой и IT-системой, создающей единое информационное пространство для реализации задач управления контрактами.
Соответственно, и контрактный менеджмент должен быть встроен во все процессы компании и последовательно реализовываться. Для этого необходим ряд организационных шагов для внедрения системы и последующий контроль за ее правильным функционированием.
В процессе контрактного менеджмента его субъекты (исполнители процесса и сквозного функционала контрактного менеджмента) взаимодействуют с объектами (обязательствами и рисками, связанными с их исполнением), инструментами (реестром обязательств / матрица обязательств, досье договора / хранилище документов, отчетностью), нормативной базой и IT-системой, создающей единое информационное пространство для реализации задач управления контрактами.
Ключевые принципы контрактного менеджмента:
Выстраивание процессов управления договором на протяжении всего его жизненного цикла с последующей автоматизацией работы — возможность отреагировать на ключевые вызовы, с которыми сталкивается сегодня бизнес.
- риск-ориентированный подход (интенсивность контроля зависит от рисков, которые угрожают компании в случае нарушения того или иного вида договоренностей);
- комплексный подход (возможность применения к разным типам договоров) и гибкость применения на уровне профильных производственных структур;
- партнерство и разделение ответственности между заказчиком и контрактным специалистом / инженером, контрактным менеджером;
- контроль, учет, документирование всех юридически значимых действий;
- прозрачный мониторинг управления исполнением контрактных обязательств и приведение результатов исполнения работ в соответствие условиям договора.
Как внедрить контрактный менеджмент — последовательность действий
Оптимизация подразумевает комплексный пересмотр модели работы с закупками и контрактами за счет внедрения организационных изменений.
Источники оптимизации бизнес-процессов в закупках и управлении контрактами:
1
Аудит текущего состояния компании
На этой стадии определяются все задачи по исполнению договоров и масштаб работ по решению этих задач.
Чтобы контрактный менеджмент был эффективен, управлению компании нужно выделить тех сотрудников, в чей функционал входит деятельность по исполнению договоров, и реалистично оценить их навыки, а также возможные проблемные моменты в сфере контрактного менеджмента. Также оценить нужно материальные и временные ресурсы, которые компания может выделить для внедрения.
На этой стадии определяются все задачи по исполнению договоров и масштаб работ по решению этих задач.
Чтобы контрактный менеджмент был эффективен, управлению компании нужно выделить тех сотрудников, в чей функционал входит деятельность по исполнению договоров, и реалистично оценить их навыки, а также возможные проблемные моменты в сфере контрактного менеджмента. Также оценить нужно материальные и временные ресурсы, которые компания может выделить для внедрения.
2
Реализация программ контрактного менеджмента
На этой стадии в компании выстраивается бизнес-процесс контрактного менеджмента. HR-служба определяет исполнителей, функционал, кадровые перемещения в связи с внедрением новых управленческих решений. Разрабатываются новые модели и регламенты работы с договорами, внедряется система автоматизации контрактного менеджмента. Уполномоченные сотрудники компании осваивают новые инструменты и приступают к их использованию.
На этой стадии в компании выстраивается бизнес-процесс контрактного менеджмента. HR-служба определяет исполнителей, функционал, кадровые перемещения в связи с внедрением новых управленческих решений. Разрабатываются новые модели и регламенты работы с договорами, внедряется система автоматизации контрактного менеджмента. Уполномоченные сотрудники компании осваивают новые инструменты и приступают к их использованию.
3
Подготовка и заключение договора
В соответствии с новой системой к подготовке и составлению договора подключается назначенный специалист по контрактному менеджменту. Он координирует составление договора внутри компании и его согласование с контрагентом.
В соответствии с новой системой к подготовке и составлению договора подключается назначенный специалист по контрактному менеджменту. Он координирует составление договора внутри компании и его согласование с контрагентом.
4
Администрирование договора, контроль и мониторинг его исполнения
На данном этапе происходит фактическое исполнение взаимных обязательств контрагентов по договору, то есть, по сути, решаются те задачи, ради которых договор заключался. Чтобы ни одна из сторон договора не понесла убытков и не оказалась в невыгодном положении, уполномоченные сотрудники контрагентов осуществляют контроль и мониторинг (поэтапную фиксацию) всех стадий исполнения контракта.
На примере закупочного цикла в компании можно зафиксировать, что функции контрактного менеджмента исполняются в семи из тринадцати этапов бизнес-процесса, в том числе на стадии определения потребности и составления техзадания, тестирования закупочной стратегии и формирования стратегии контрактования, подготовки закупочной документации, собственно заключения договора по результатам закупочной процедуры, мониторинга его исполнения, управления взаимоотношения с подрядчиком и оценки эффективности его деятельности, управление претензиями, официальное закрытие договора и анализ проделанной работы.
На данном этапе происходит фактическое исполнение взаимных обязательств контрагентов по договору, то есть, по сути, решаются те задачи, ради которых договор заключался. Чтобы ни одна из сторон договора не понесла убытков и не оказалась в невыгодном положении, уполномоченные сотрудники контрагентов осуществляют контроль и мониторинг (поэтапную фиксацию) всех стадий исполнения контракта.
На примере закупочного цикла в компании можно зафиксировать, что функции контрактного менеджмента исполняются в семи из тринадцати этапов бизнес-процесса, в том числе на стадии определения потребности и составления техзадания, тестирования закупочной стратегии и формирования стратегии контрактования, подготовки закупочной документации, собственно заключения договора по результатам закупочной процедуры, мониторинга его исполнения, управления взаимоотношения с подрядчиком и оценки эффективности его деятельности, управление претензиями, официальное закрытие договора и анализ проделанной работы.
Контрактный менеджмент применяется в 7 из 13 стадий закупочного цикла. Источник изображения
Аналогично функции контрактного менеджмента реализуются и в других направлениях деятельности компании.
5
Претензионная работа, завершение договора
Этот этап подразумевает учет всех взаимных претензий сторон по договору в отношении работ, услуг и оплаты по договору, решение спорных вопросов в соответствии с условиями договора и соответствующими нормативными актами (включая законы и подзаконные акты).
После выполнения всех условий договора подписывается акт приема-передачи. Однако договор считается завершенным только после окончания гарантийного срока и исполнения всех гарантийных обязательств.
Этот этап подразумевает учет всех взаимных претензий сторон по договору в отношении работ, услуг и оплаты по договору, решение спорных вопросов в соответствии с условиями договора и соответствующими нормативными актами (включая законы и подзаконные акты).
После выполнения всех условий договора подписывается акт приема-передачи. Однако договор считается завершенным только после окончания гарантийного срока и исполнения всех гарантийных обязательств.
6
Анализ эффективности работы, внесение корректировок
Анализ эффективности того или иного управленческого механизма, выявление ошибок и внесение корректировок в работу — обязательный завершающий этап в любом бизнес-процессе.
Однако делать выводы об эффективности новой системы нельзя на основе работы только с одним договором. Для этого нужно накопить опыт по большому массиву договоров. Поэтому на практике между пятым и шестым шагом может быть достаточно большой временной интервал (несколько лет).
Анализ эффективности того или иного управленческого механизма, выявление ошибок и внесение корректировок в работу — обязательный завершающий этап в любом бизнес-процессе.
Однако делать выводы об эффективности новой системы нельзя на основе работы только с одним договором. Для этого нужно накопить опыт по большому массиву договоров. Поэтому на практике между пятым и шестым шагом может быть достаточно большой временной интервал (несколько лет).
Резюме
- Контрактный менеджмент должен быть встроен во все процессы компании.
- Для его внедрения потребуется ряд организационных шагов.
- Первые два шага — подготовительные: компания оценивает материальные и временные ресурсы, масштаб задач, а сотрудники осваивают новые навыки и инструменты управления контрактами.
- Шаги с третьего по пятый отражают работу с контрактами по новой системе.
- Шестой шаг — анализ эффективности и внесение корректировок — может состояться только после работы с большим массивом договоров в течение нескольких лет.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании АО «ЦЗС»
Узнайте, как Leancon управляет договорными обязательствами
Читайте также: