Почему лидеры рынка автоматизируют контрактный менеджмент — 4 истории

Когда компании сталкиваются с бизнес-потребностью автоматизировать контрактный менеджмент? Согласно результатам опроса, у бизнесов, решившихся на такой переход, есть общие признаки: у компании больше 100 новых контрактов в год, несколько офисов и много высокооплачиваемых работников. За этими цифрами скрываются реальные истории и общие проблемы, которые решает цифровизация такой бизнес-функции как управление контрактами.

Вот несколько показательных примеров.

Число сотрудников российского представительства крупной международной фармацевтической компании выросло до 700 человек. В процесс согласования договоров были вовлечены около 60 сотрудников из различных отделов. Ежегодно компания работала с десятью тысячами контрактов, включая документы по поставкам и закупкам, трейд-маркетинговые и сервисные соглашения, контракты с агентствами по исследованию рынка и многие другие.

Работа по согласованию велась с помощью вордовских файлов и электронной почты. В процессе согласования участвовали различные департаменты: продаж, закупок, маркетинга, управления проектами. В результате неизбежно накапливались ошибки и расхождения версий. Стало ясно, что процессы нужно оцифровать, чтобы эффективно управлять потоком документов и получить централизованное хранилище их актуальных версий.

Для автоматизации контрактного менеджмента компания не стала создавать собственную систему с нуля, а выбрала одну из готовых платформ. Переход был разбит на несколько этапов. На первом настроили базовый функционал, обеспечили автоматизацию процесса подачи и обработки запросов по договорам. Организовали хранение и архивацию документов, возможность индивидуальной настройки дашбордов. В рамках второго этапа организовали сбор аналитической информации: сроки согласования юристами, налоговой службой, финансовыми контролерами, отделом закупок и т. д. Также было проанализировано количество контрактов различных типов, процент используемых шаблонных договоров; на каком этапе скапливаются документы, а на каких, наоборот, все происходит очень быстро. Анализ собранных данных позволил выявить «слабые места» в бизнес-процессах и усовершенствовать их.

Автоматизация контрактного менеджмента обеспечила прозрачность процессов договорной работы и свела к минимуму ошибки и расхождения версий — платформа проверяет это автоматически. Встроенная система отчетов позволяет быстро получать статистику по подразделениям, должностям и отслеживать динамику изменений.

Одна из компаний обнаружила, что за одну и ту же услугу заплатили (и немало) двум провайдерам. Оказалось, что человек, который изначально вел переговоры и подписал первый из контрактов, ушел из компании. Заменивший его специалист нанял другого поставщика. Просто потому, что у компании не было централизованного хранилища, где можно было бы легко проверить факт приобретения услуги.

Компания обнаружила только один такой инцидент — не исключено, что были и другие аналогичные случаи, о которых просто не стало известно.

В компаниях с выстроенной системой контрактного менеджмента ответственный за договорную работу специалист проверяет наличие договоров на аналогичные работы и услуги с другими подрядчиками. После заключения контракта его текст и извлеченные из него обязательства (в том числе по услугам от подрядчиков) попадают в платформу для автоматизации контрактного менеджмента. Поиск по ключевым словам и тегам внутри нее сокращает временные затраты на поиск аналогичных договоров до нескольких минут.

Компания-дистрибьютор ресторанного питания с примерно вековой историей автоматизировала контрактный менеджмент, чтобы уменьшить объем рутинной работы корпоративных юристов и тем самым сократить затраты на оплату труда. Юридическая функция была сравнительно «молодая», не скованная корпоративной историей, и в ней стали заранее присматриваться к технологиям управления контрактами, электронным подписям, автоматизации документооборота.

Была внедрена облачная платформа управления контрактами. Пользователи получили возможность создавать контракты на продажу и закупку из набора предварительно утвержденных шаблонов, опций и положений.

Система сняла нагрузку с юридического отдела, помогая сотрудникам компании согласовать основные условия и создать несколько версий правок к контракту без помощи юристов. Компания ежемесячно работала с 250 контрактами — более 90 % процессов не требовали вмешательства со стороны юристов.

Опыт одного отдела оказался полезен всей компании, когда началась пандемия COVID-19. Он помог перестроить работу всех отделов с офисной на удаленную. Юридический департамент оказался вовлечен в стратегические консультации, хотя прежде просто заключал сделки на регулярной основе.

Платформа для автоматизации контрактного менеджмента с системой электронных подписей сыграла роль единой рабочей среды для сотрудников компании.