Структура

Если структура справочника ТМЦ должна быть максимально подробной: позиция должна отражать максимум информации о материале или товаре, то структуру справочника услуг, наоборот, можно упростить. При этом справочник стоит выстроить таким образом, чтобы пользователю было понятно, кто заказывает услуги и кто ими пользуется.

Позиции

«Верхнеуровневая» структура справочника подразумевает, что многие позиции можно укрупнить. Например, использовать запись «обслуживание МФУ» вместо более мелких позиций: «замена картриджа», «диагностика аппарата» и так далее. Такой подход поможет избежать «раздувания» справочника, которое сделает его использование неудобным. В момент же, когда услуга берётся в закупку, необходимо просто приложить к ней спецификацию.

Создатель и владелец

Создание справочника ТМЦ — трудоёмкая работа, для которой лучше привлечь стороннего исполнителя. А вот каталог услуг лучше формировать своими силами. Только так удастся учесть все бизнес-особенности организации и понять, какие позиции стоит укрупнять, а какие нет. Также лучше, чтобы у справочника был отдельный владелец.

Вышеперечисленные принципы подходят для создания каталогов в организациях, для которых услуги — это нецелевая деятельность. Если же деятельность предприятия связана с предоставлением работ (например, как в девелоперских компаниях), лучше создавать несколько каталогов с учетом нормирования расхода материалов, особенностях региональных работ и так далее.